+359 2 850 53 64

Правилно делегиране на задачи

Какво е ефективно делегиране?

Въпреки всичките Ви усилия да управлявате времето си ефикасно, понякога ще попадате в ситуация, в която имате повече задачи, отколкото можете да изпълните.

В други случаи, Вие няма да сте най-добрият избор за изпълнението на дадена задача. Когато Ви се случи нещо подобно, е време да помислите за делегиране.

В тази статия ще Ви дадем полезни съвети как да делегирате ефективно. Ще Ви обясним основните отговорности и какво трябва да вземете предвид преди и след делегиране.

Какво е ефективно делегиране?

Делегирането на задачи в случаите, в които трябва да намалите натоварването си, е полезна практика, защото позволява на проектите да напредват без да се нарушават крайните срокове.

Но ситуациите, които изискват делегиране, са сложни и понякога подвеждащи, тъй като те се отнасят до Вашето време и времето на човека, на когото искате да делегирате задачата. Хората не могат да направят повече, отколкото физическите им възможности позволяват. А ако не разполагат с достатъчно време, то проблемът просто се премества от Вас към тях.

Затова оценявайте всяка ситуация индивидуално. Уверете се, че отсрещната страна разполага с нужното време, за да поеме задачата, и че разполага с нужните умения.

Какво да обмислите преди да делегирате?

Преди да делегирате дадена задача, трябва да се уверите, че това е правилното решение. Помислете върху следните въпроси:

• Трябва ли да делегирам тази задача? Задачите, които са от голямо значение за дългосрочния успех на проекта; задачите, които са част от Вашата длъжностна характеристика; задачите, които не са подходящи да бъдат изпълнени от някой друг, трябва да бъдат свършени от Вас.
• Разполагам ли с достатъчно време да делегирам задачата ефективно? Не можете да делегирате задача, ако не разполагате с време за обучение, въпроси и отговори и преработка (ако се наложи).
• Какви ще бъдат последствията, ако задачата не бъде завършена? Не можете да сте сигурни, че човекът, на когото сте делегирали задачата, ще я изпълни, дори и ако е обещал да го направи. Ако неизпълнението на задачата ще доведе до драстични проблеми, то делегирането може и да не е особено добра идея.
• Мога ли да очаквам адекватен резултат? Ако можете да се примирите с факта, че делегираната задача може да не бъде изпълнена достатъчно добре, значи делегирането е опция.

Как да намерите подходящ човек, на когото да делегирате задачата?

Ако горепосочените въпроси, не предизвикват проблеми, значи можете да делегирате задачата. Но как да намерите подходящ човек? Помислете върху следните въпроси:
• Има ли някой друг, освен Вас, който разполага с нужната информация и опит, за да изпълни задачата? Не можете да делегирате задача на човек, който не може да я изпълни.
• Тази задача дава ли възможност човекът, на когото ще я делегирате, да придобие ново умение? Делегирането е win-win ситуация – Вие си освобождавате време, а отсрещната страна може да научи нещо ново.
• Ще може ли колегата Ви да комуникира с Вас напредъка по задачата? Ако не можете да поддържате контакт с него, по-добре не делегирайте задачата.

Важно!

Когато делегирате задача, не предавате отговорността на другия човек. Ако той не я изпълни, Вие трябва да поемете отговорността. Затова, преди да делегирате задача, уверете се, че той може да я изпълни.

Какво да правите при делегиране?

След като решите на кого е подходящо да делегирате дадена задача, можете да започнете със самото делегиране. Какво трябва да направите?

• Ясно изкажете желания краен резултат, за да може човекът да знае какво се очаква от него.
• Поставете краен срок – ако е възможно, осигурете допълнително време.
• Съставете график, за да можете да следите напредъка.
• Ясно изкажете дали човекът трябва периодично да докладва. Ако да, обяснете защо се налага.
• Идентифицирайте възможните ограничения и пречки – например, изчакване на одобрение, препоръка и др..
• Обяснете защо задачата е важна и как тя ще подпомогне компанията и личното професионално развитие на човека, който ще изпълнява задачата.
• Позволете на отсрещната страна да сподели мислите и чувствата си. Така ще покажете ще я уважавате и оценявате нейните усилия.
• Бъдете на разположение, ако е нужно да дадете допълнителни разяснения или да отговаряте на въпроси.
• Комуникирайте постоянно и наблюдавайте развитието на проекта.
• Бъдете търпеливи – човекът, на когото сте делегирали Ваша задача, е нормално да я свърши по-бавно от Вас.
• Позволете му да контролира начина на работа и процесите. Така ще увеличите шансовете за добри крайни резултати.

Какво да правите след делегиране?

Винаги отделяйте време да прегледате предадената задача. Ако нещата не вървят добре още от самото начало, не е твърде късно да помогнете на човека да довърши задачата или да я дадете на някой друг.

Отделете си достатъчно време да прегледате завършената задача, и ако се налага, да нанесете корекции. Но трябва да приемате само качествено направена и напълно завършена задача. Никога не трябва да се поставяте в позиция, в която да преправите задачата напълно.

Ако приемете незадоволително изпълнена задача, колегата Ви няма да се научи как я прави правилно: ще смята, че е направил всичко нужно, понеже е приета.

Ако задачата Ви е предадена навреме и е качествено изпълнена, това означава, че делегирането е било успешно.

Уверете се, че сте признали и наградили усилията на колегата си. Винаги правете комплимент на членовете на Вашия екип, които са се справили добре със задачите си. Това ще подпомогне изграждането на здравословни взаимоотношения между Вас и колегите Ви. Ще им помогнете да изградят увереност и да подобрят ефикасността си.

Обобщение

Делегирането е ефективен начин да използвате времето си по-добре и да повишите продуктивността си. То може да доведе до печеливша и за двете страни ситуация, ако бъде изпълнено ефективно.

Не само ще спечелите време, за да работите върху по-важните си задачи, но и ще дадете на отсрещната страна възможност да се развива и да учи нови неща.

Разбира се, първо, трябва да се уверите, че делегирането е правилната опция. Оценете ситуацията от всеки ъгъл. Помислете дали е добра идея да делегирате конкретната задача и кой е най-подходящият кандидат за нея.

Помнете, че отговорността за качественото и навременно изпълнение на задачата, е изцяло Ваша. Затова е във Ваш интерес да се уверите, че тя ще бъде изпълнена максимално добре.

Ако искате да научите повече за правилното управление на времето, запишете за нашето онлайн обучение "Управление на времето". 

Свързани статии

  • КЪМ СТАТИЯТА
    4 нестандартни начина да повишите продуктивността си
    Всеки иска да увеличи продуктивността си.
  • КЪМ СТАТИЯТА
    4 идеи за перфектен домашен офис
    Работата от вкъщи е един от доста популярните вече начини за изкарване на доходи.
  • КЪМ СТАТИЯТА
    16 съвета за начинаещи предприемачи
    Стартирането на собствен бизнес е трудна задача.
  • КЪМ СТАТИЯТА
    Как да имате печеливш онлайн бизнес?
    Преди беше трудно бизнесът Ви да достигне до по-широка аудитория, но с развитието на технологиите и интернет, предприемачите…